Executive Aide (m/w/d) – Fokus International Travel

Über das Unternehmen

Siemens AG ist ein weltweit führendes Technologieunternehmen, das seit über 170 Jahren für technische Exzellenz, Innovation, Qualität, Zuverlässigkeit und Internationalität steht. Wir sind global präsent und gestalten die Zukunft in Bereichen wie Industrie, Infrastruktur, Mobilität und Gesundheitswesen mit.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und hochorganisierte Executive Aide (m/w/d) mit einem ausgeprägten Fokus auf internationales Reisemanagement. In dieser Schlüsselrolle unterstützen Sie ein Mitglied unserer Geschäftsleitung bei der effizienten Organisation seiner Geschäftsreisen und der allgemeinen administrativen Koordination. Sie sind das Rückgrat für reibungslose Abläufe und ermöglichen es unserer Führungskraft, sich voll auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion, Proaktivität und die Fähigkeit, in einem dynamischen, internationalen Umfeld zu agieren.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassendes Reisemanagement für die Geschäftsleitung, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visa-Beschaffung und Reisekostenabrechnungen.
• Erstellung detaillierter Reisepläne und -agendas.
• Koordination und Terminplanung komplexer internationaler Meetings und Konferenzen.
• Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
• Allgemeine administrative Unterstützung, wie Postbearbeitung, Telefonmanagement und Ablage.
• Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen und externen Partnern weltweit.
• Unterstützung bei der Eventplanung und -organisation im In- und Ausland.
• Sicherstellung der Einhaltung aller unternehmensinternen Reiserichtlinien und Budgets.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3-5 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position (z.B. als Vorstandsassistent/in, Executive Assistant).
• Exzellente Kenntnisse im internationalen Reisemanagement und der Reisekostenabrechnung.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau).
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit.
• Diskretion, Loyalität und absolute Vertrauenswürdigkeit.
• Proaktive Arbeitsweise und Fähigkeit zur Priorisierung in einem schnelllebigen Umfeld.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung mit internationalen Reisebuchungssystemen (z.B. Amadeus, Sabre).
• Kenntnisse weiterer Fremdsprachen (z.B. Französisch, Spanisch).
• Erfahrung in einem großen, international agierenden Unternehmen.
• Bachelor-Abschluss im Bereich Betriebswirtschaft, Hotellerie oder Tourismus.
• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und flexible Arbeitszeiten bei Bedarf.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Attraktives Gehaltspaket und Bonussystem.
• Umfassende Sozialleistungen und betriebliche Altersvorsorge.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Schulungen.
• Ein dynamisches und internationales Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Homeoffice-Nutzung (wo es die Rolle erlaubt).
• Gesundheits- und Wellnessprogramme.
• Kantine/Essenszuschüsse.
• Mitarbeiterrabatte.

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