Virtuelle Assistenz für Tauchschulen – Zertifikats-Druck

Über das Unternehmen

Aqua Assistenz Lösungen GmbH ist ein dynamisches und spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen, das sich der Unterstützung von Tauchschulen im gesamten deutschsprachigen Raum widmet. Wir verstehen die einzigartigen administrativen Anforderungen der Tauchbranche und bieten maßgeschneiderte Lösungen, die unseren Kunden ermöglichen, sich auf ihre Kernkompetenzen – das Tauchen und die Ausbildung – zu konzentrieren. Unsere Expertise liegt in der Optimierung von Backoffice-Prozessen, der Kommunikation und insbesondere im präzisen und termingerechten Management von Zertifikatsdruck und -versand. Bei uns steht Qualität, Effizienz und die Zufriedenheit unserer Partner an erster Stelle.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und detailorientierte Virtuelle Assistenz, die unser Team verstärkt und sich auf den Bereich des Zertifikatsdrucks für unsere Partner-Tauchschulen spezialisiert. In dieser 100% Remote-Position sind Sie eine zentrale Schnittstelle für die reibungslose Abwicklung von Teilnehmerzertifikaten nach erfolgreichem Abschluss von Tauchkursen. Sie stellen sicher, dass alle Zertifikate korrekt, professionell und termingerecht erstellt und für den Versand vorbereitet werden. Diese Rolle erfordert höchste Präzision, ein gutes Auge für Design und Layout sowie ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung und Bearbeitung von Zertifikatsanfragen unserer Partner-Tauchschulen.
• Datenprüfung und -abgleich zur Sicherstellung der Richtigkeit aller Informationen auf den Zertifikaten.
• Design und Layout-Anpassungen von Zertifikatsvorlagen unter Einhaltung der jeweiligen Markenrichtlinien.
• Koordination des Druckprozesses mit externen Druckereien oder internen Drucklösungen.
• Qualitätskontrolle der gedruckten Zertifikate vor dem Versand.
• Vorbereitung und Organisation des sicheren Versands von Zertifikaten an die Tauchschulen oder direkt an die Kursteilnehmer.
• Pflege und Aktualisierung der digitalen Zertifikatsdatenbank.
• Kommunikation mit Tauchschulen und Kursteilnehmern bei Rückfragen zum Zertifikatsprozess.
• Regelmäßige Berichterstattung über den Status der Zertifikatsproduktion und -verteilung.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Österreichisches Deutsch von Vorteil)
• Nachweisliche Erfahrung im Bereich Datenerfassung und -verwaltung mit hoher Genauigkeit
• Sicherer Umgang mit gängigen MS Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Grundkenntnisse in Grafikdesign-Software (z.B. Canva, Adobe InDesign oder ähnliche) für die Anpassung von Vorlagen
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsgeschick
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Arbeit als Virtuelle Assistenz oder in einer ähnlichen administrativen Rolle
• Kenntnisse in der Nutzung von CRM-Systemen oder Datenbanksoftware
• Interesse am Tauchsport oder Verständnis für die Abläufe in Tauchschulen
• Erfahrung in der Koordination mit Druckereien

Vorteile & Zusatzleistungen

• 100% Remote-Position mit flexiblen Arbeitszeiten (nach Absprache)
• Möglichkeit, von jedem Ort aus zu arbeiten
• Vielfältige und verantwortungsvolle Aufgaben in einem dynamischen Umfeld
• Unterstützung bei beruflicher Weiterentwicklung und Schulungen
• Zugang zu modernen Kommunikationstools und Software
• Teil eines engagierten und unterstützenden Teams zu sein

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